Ο κ. Liu, μέλος του Lean Group, παρείχε μια εξαιρετική εκπαίδευση σχετικά με την «πολιτική και τη λιτή λειτουργία» στα στελέχη μεσαίου και ανώτερου επιπέδου της εταιρείας. Η βασική ιδέα είναι ότι μια επιχείρηση ή μια ομάδα πρέπει να έχει έναν σαφή και σωστό πολιτικό στόχο και οποιαδήποτε λήψη αποφάσεων και συγκεκριμένα πράγματα πρέπει να εκτελούνται με βάση την καθιερωμένη πολιτική. Όταν η κατεύθυνση και οι στόχοι είναι σαφείς, τα μέλη της ομάδας μπορούν να συγκεντρωθούν και να καταβάλουν κάθε δυνατή προσπάθεια χωρίς φόβο δυσκολιών. Η διαχείριση πολιτικής καθορίζει το ύψος και η διαχείριση στόχων αντικατοπτρίζει το επίπεδο.

Ο ορισμός της πολιτικής είναι «η κατεύθυνση και ο στόχος που καθοδηγούν την επιχείρηση προς τα εμπρός». Η πολιτική έχει δύο έννοιες: η μία είναι η κατεύθυνση και η άλλη ο στόχος.

Η κατεύθυνση είναι το θεμέλιο και μπορεί να μας καθοδηγήσει προς μια δεδομένη κατεύθυνση.

Ο στόχος είναι το τελικό αποτέλεσμα που θέλουμε να επιτύχουμε. Η τοποθέτηση του στόχου είναι πολύ σημαντική. Αν είναι πολύ εύκολο να επιτευχθεί, δεν ονομάζεται στόχος αλλά κόμβος. Αλλά αν δεν μπορεί να επιτευχθεί και είναι δύσκολο να επιτευχθεί, δεν ονομάζεται στόχος αλλά όνειρο. Οι λογικοί στόχοι απαιτούν τις συντονισμένες προσπάθειες της ομάδας και μπορούν να επιτευχθούν μέσω σκληρής δουλειάς. Πρέπει να τολμήσουμε να υψώσουμε τον στόχο, μόνο υψώνοντας τον στόχο μπορούμε να εντοπίσουμε πιθανά προβλήματα και να διορθώσουμε τα κενά εγκαίρως. Όπως και στην ορειβασία, δεν χρειάζεται να κάνετε ένα σχέδιο για να ανεβείτε σε έναν λόφο ύψους 200 μέτρων, απλώς ανεβείτε τον. Αν θέλετε να ανεβείτε στο Έβερεστ, δεν μπορεί να γίνει αν δεν υπάρχει επαρκής σωματική δύναμη και προσεκτικός σχεδιασμός.

Αφού καθοριστεί η κατεύθυνση και ο στόχος, τα υπόλοιπα είναι πώς να διασφαλίσετε ότι κινείστε πάντα προς τη σωστή κατεύθυνση, πώς να διορθώσετε τις αποκλίσεις εγκαίρως, δηλαδή ποια μέθοδο να χρησιμοποιήσετε για να διασφαλίσετε την υλοποίηση της πολιτικής και των στόχων και να διασφαλίσετε ότι ο σχεδιασμός του συστήματος είναι λογικός και πρακτικός. Οι πιθανότητες να το πραγματοποιήσετε θα αυξηθούν σημαντικά.

Η διαχείριση λειτουργίας των στόχων πολιτικής έχει ως στόχο να επιτρέψει στην επιχείρηση να σχεδιάσει ένα σύστημα διαχείρισης που θα διασφαλίζει την ομαλή υλοποίηση των στόχων της.

Για να τα καταφέρουν όλα, τα ταλέντα αποτελούν το θεμέλιο. Μια καλή εταιρική κουλτούρα μπορεί να προσελκύσει και να διατηρήσει ταλέντα. Μπορεί επίσης να ανακαλύψει και να καλλιεργήσει ταλέντα μέσα από την επιχείρηση. Ένας μεγάλος λόγος για τον οποίο πολλοί άνθρωποι είναι μέτριοι είναι ότι δεν τους έχουν τοποθετήσει σε κατάλληλη θέση και τα πλεονεκτήματά τους δεν έχουν αξιοποιηθεί.

Οι πολιτικοί στόχοι της επιχείρησης πρέπει να αναλυθούν στρώμα προς στρώμα, αναλύοντας τους μεγάλους στόχους σε μικρότερους ανάλογα με το επίπεδο, φτάνοντας στο πιο βασικό επίπεδο. Να γνωρίζουν όλοι τους στόχους κάθε επιπέδου, συμπεριλαμβανομένων των στόχων της εταιρείας, να κατανοούν και να συμφωνούν μεταξύ τους. Να κατανοούν όλοι ότι είμαστε μια κοινότητα συμφερόντων και ότι όλοι ευημερούμε και όλοι χάνουμε.

Το σύστημα διαχείρισης λειτουργίας θα πρέπει να ελέγχεται ανά πάσα στιγμή από τις ακόλουθες τέσσερις πτυχές: εάν εφαρμόζεται, εάν η χωρητικότητα των πόρων είναι επαρκής, εάν η στρατηγική μπορεί να υποστηρίξει την επίτευξη του στόχου και εάν η στρατηγική εφαρμόζεται αποτελεσματικά. Εντοπισμός προβλημάτων, προσαρμογή τους ανά πάσα στιγμή και διόρθωση αποκλίσεων ανά πάσα στιγμή για να διασφαλιστεί η ορθότητα και η αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος.

Το λειτουργικό σύστημα θα πρέπει επίσης να διαχειρίζεται σύμφωνα με τον κύκλο PDCA: να θέτει στόχους, να ανακαλύπτει προβλήματα, να διορθώνει τρωτά σημεία και να ενισχύει το σύστημα. Η παραπάνω διαδικασία θα πρέπει να εκτελείται κυκλικά συνεχώς, αλλά δεν είναι ένας απλός κύκλος, αλλά είναι αυξανόμενος στον κύκλο.

Για την επίτευξη των στόχων πολιτικής, απαιτείται καθημερινή διαχείριση της απόδοσης. Δεν πρέπει μόνο να οπτικοποιούνται οι στόχοι πολιτικής, αλλά και οι συστηματικές μέθοδοι που υιοθετούνται για την υλοποίησή τους. Το ένα είναι να υπενθυμίζεται σε όλους να δίνουν προσοχή στις κατευθυντήριες γραμμές και τους στόχους ανά πάσα στιγμή και το άλλο είναι να διευκολύνεται η διόρθωση των αποκλίσεων ανά πάσα στιγμή και η βελτιστοποίηση ανά πάσα στιγμή, ώστε να μην πληρώνουν βαρύ τίμημα για ανεξέλεγκτα λάθη.

Όλοι οι δρόμοι οδηγούν στη Ρώμη, αλλά πρέπει να υπάρχει ένας δρόμος που να είναι ο πλησιέστερος και να έχει τον συντομότερο χρόνο άφιξης. Η διαχείριση επιχειρήσεων πρέπει να προσπαθήσει να βρει αυτή τη συντόμευση προς τη Ρώμη.